Savoir gérer son temps pour optimiser son travail...
Introduction
Il existe, entre autres, 6 lois sur le temps à connaître pour mieux gérer celui-ci et adapter son organisation.
La loi de Murphy
« Toute tâche prend plus de temps qu'on ne l'avait prévu. »
La loi de Murphy, explication
Ce que veut nous dire Murphy, c'est qu'il y a toujours dans un projet, des événements qui contrarient ce dernier et entament le temps que vous aviez prévu. Cette loi vous invite donc à laisser de la place dans votre organisation pour gérer les imprévus. C'est une pratique connue en Suède et au Danemark, en gestion de projet. Les chefs de projet prévoient toujours 30 % de temps supplémentaires pour gérer les imprévus et ne pas dépasser les délais. S'ils ont fini en avance, tant mieux ! Cela présente l'avantage non négligeable de limiter le stress et de toujours être dans les délais.
Conseil
La loi de Murphy, en pratique
Ne remplissez pas votre agenda à 100 %, prévoyez de la place entre vos rendez-vous, vos séances, pour prendre des notes, débriefer. Ne faites pas des to do listes trop longues pour votre journée, vous seriez découragés de ne pas avoir rempli vos objectifs et n'oubliez pas de prévoir du temps supplémentaire, par anticipation, pour les tâches que vous maîtrisez le moins.
La loi de Pareto
« 80 % des résultats sont produits par 20 % du travail effectué. »
La loi de Pareto, explication
Cette loi signifie que les vingt premiers pourcents de votre temps investis dans un travail vont en réalité vous permettre d'atteindre 80 % des résultats escomptés, après vous passez 80 % de votre temps, à peaufiner, remanier, et atteindre les 20 % des résultats restants pour atteindre la perfection.
Conseil
La loi de Pareto, en pratique
Il est important d'apprendre à hiérarchiser vos priorités et savoir vous focaliser sur les tâches qui vont vous permettre d'être le plus efficace.
En pratique, cela implique également d'une part de savoir dire non pour ne pas se laisser distraire par ce que l'on doit faire pour les autres et d'autre part, de savoir déléguer parfois, les tâches non indispensables. Par exemple, dans le cadre de votre apprentissage, si vous savez que vous êtes le plus attentif et le plus efficace entre 9 h et 11 h le matin. Éteignez votre téléphone pendant deux heures, si votre copine vous demande de venir boire un café sur ce créneau, refusez et proposez un autre moment, s'il faut absolument aller chercher un colis à la Poste avant 11 h, demandez à votre conjoint de s'en charger. Privilégiez ce créneau qui vous permettra en un temps concentré et efficace de réaliser l'intégralité de votre leçon ou de votre évaluation, par exemple.
La loi de Parkinson
« Plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps. »
La loi de Parkinson, explication
Si vous vous fixez une demi-journée pour apprendre une leçon qui en principe prend une heure, vous mettrez la demi-journée, car vous allez digresser, faire des pauses, etc. Cette loi nous invite donc à nous fixer des échéances pour réaliser une tâche et à nous challenger à le faire en encore moins de temps. Un manager disait à un collaborateur venu lui présenter un projet qu'il prévoyait sur 2 mois : « Comment pourrais-tu faire pour que le résultat soit aussi bien, mais sur un mois ? ». Cela nous invite tout simplement à aller à l'essentiel.
Conseil
La loi de Parkinson, en pratique
En pratique, fixez-vous des échéances pour réaliser votre tâche. Ensuite, réduisez le temps prévu de 10 % et réfléchissez pendant quelques minutes aux moyens que vous allez mettre en place pour respecter votre planning.
La loi de Laborit
« Prioriser les tâches les plus difficiles en début de journée pour optimiser son énergie. »
Loi de Laborit, explication
D'après Henri Laborit, spécialiste des comportements humains, nous avons une tendance naturelle à reporter à demain (ce qu'on appelle procrastiner) ce que l'on n'a pas envie de faire et à privilégier les tâches qui nous font plaisir. Or ce sont les tâches les plus difficiles et contraignantes qui nous demandent le plus d'énergie. Il faudrait donc commencer par celles-ci lorsque notre réservoir d'énergie est plein, le matin !
Conseil
La loi de Laborit, en pratique
Encore une fois, nous sommes souvent plus opérationnels le matin, réservez donc ce moment de la journée aux tâches qui vous demandent le plus de concentration et d'énergie.
L'erreur que commettent beaucoup de gens est de commencer par traiter leurs mails, or ce n'est pas une tâche qui demande de l'énergie, en revanche, elle en consomme beaucoup, parce que l'on saute d'un sujet à l'autre. Préférez donc réserver la consultation de vos news, mails et autres réseaux à un autre moment plus tard dans la journée ! Et surtout, pensez à vous offrir un système de récompense après avoir réalisé cette tâche difficile : 10 minutes de surf sur Instagram, deux carrés de chocolat, 10 minutes de lecture, etc. La récompense renforce votre motivation pour recommencer la prochaine fois !
La loi d'Illich
« Passé un certain temps sur une tâche, notre efficacité diminue et devient même négative. »
Loi d'Illich, explication
Cette loi nous dit deux choses, la première c'est que notre capacité de concentration n'est pas infinie et la seconde est que nous ne possédons pas tous la même capacité de concentration. Vous avez sûrement remarqué que si vous prenez deux élèves : le premier peut réviser 1 heure et réussir son examen parce qu'il était hyperconcentré en travaillant et qu'il a retenu son cours, là où le second peut réviser toute une journée et être inefficace, car il aura passé plus de temps à regarder par la fenêtre (ou son téléphone !) et obtiendra une moins bonne note à l'examen.
Les études montrent que lorsqu'on écoute un cours magistral, l'attention décline après 20 minutes, l'enseignant doit alors proposer un exercice pour remobiliser le niveau d'attention. Lorsque l'on travaille sur un dossier, un exercice, la concentration optimale dure en moyenne 45 minutes.
Conseil
La loi d'Illich, en pratique
Il est inutile de vous lancer dans 4 heures de travail concentré sans pauses. Préférez faire des cycles de 90 minutes environ au cours desquels vous vous aménagez des petites pauses de 5 minutes. À la fin d'un cycle, vous faites une vraie pause de 20 minutes pour vous aérer, marcher, ou autre activité qui vous fait du bien et vous ressource.
La loi de Carlson
« Une tâche effectuée en continu prend moins de temps qu'une tâche réalisée en plusieurs fois. »
La loi de Carlson, explication
Cette loi signifie que l'on est plus efficace dans la réalisation d'une tâche, quand on va au bout de cette tâche plutôt que d'en faire un peu le matin, un bout l'après-midi et le reste le lendemain. Cette loi doit toutefois respecter les précédentes. Si ce que vous avez prévu de faire dure 4 heures, vous ne pourrez pas la réaliser en continu, vous devrez alors subdiviser cette tâche en sous-taches de 1 h 30 environ et vous aménager des pauses toutes les 90 minutes pour conserver une attention et une concentration optimales.
Conseil
La loi de Carlson, en pratique
Fixez-vous des tâches de deux heures maximums et organisez-vous des temps de pauses. Pensez à vous mettre en mode « deepwork » pour vous assurer la meilleure concentration possible. Concrètement lorsque vous débutez une leçon ou une évaluation assurez-vous d'avoir le temps nécessaire devant vous pour la réaliser en continu, vous gagnerez en efficacité.
